Sigorta CRM'e geçerken dikkat edilmesi gerekenler: alan adı, yedek, kullanıcı ve hat

Sigorta Acente Yazılımı'nın kurulumu sipariş sonrası 1 iş günü içinde yapılır. Gecikmelerin ve sonradan yaşanan sıkıntıların kaynağı ise çoğu zaman yazılımın kendisi değil, hazırlık adımlarıdır. Aşağıda geçiş sırasında en çok dikkat isteyen altı noktayı topladık. Kurulumun genel işleyişi için: Sigorta acente yazılımı kurulumu.

1. Alan adı ve A kaydı

Panelinize kendi alan adınızın bir alt adresinden (ör. crm.acenteniz.com) girmek istiyorsanız, alan adınızın yönetim panelinde tek bir A kaydı eklemeniz gerekir. Eklenecek kaydın adı ve değeri size e-postayla ve hizmet sayfanızda gösterilir.

• Ana alan adını değil, yalnız panel için kullanılacak alt adresi yönlendirin. Bu kayıt web sitenizi ve e-postalarınızı etkilemez.
• Alan adınızı aldığınız firmanın panelinde "DNS yönetimi" bölümünü açın, "A kaydı ekle" adımıyla değerleri girin.
• Cloudflare kullanıyorsanız bu kayıtta proxy kapalı (yalnız DNS) olmalıdır.
• Kaydın yayılması birkaç dakika ile birkaç saat sürebilir. Hizmet sayfanızdaki "Yönlendirmeyi kontrol et" düğmesiyle durumu görebilirsiniz; kayıt yanlış adrese bakıyorsa sayfa bunu gösterir.

Alan adınız yoksa ya da bu adımla uğraşmak istemiyorsanız ücretsiz bir alt adres verilir ve yönlendirmeyi biz yaparız.

2. Yedekleme sorumluluğu

Veri Merkezi sunucusunda barındırmada günlük yedek bizim tarafımızdan alınır. Kendi sunucunuzda barındırmada ise sunucunun güvenliği, bakımı ve yedeği size aittir.

Öneri: Kendi sunucunuzu seçtiyseniz sunucu sağlayıcınızın yedekleme hizmetini kurulum gününden itibaren açın ve yedeğin sunucudan ayrı bir yerde tutulduğundan emin olun. Ayrıca sözleşme sona erdiğinde verileriniz dışa aktarılabilir, 30 gün saklanır ve ardından imha edilir; dışa aktarımı bu süre içinde planlayın.

3. Deneme süresini takvime bağlamak

7 günlük deneme Veri Merkezi sunucusunda yapılır ve ücretli kullanımın faturası denemenin başında panelinizde hazır olur. Takvim şöyle işler:

• 7. günden önce yazılı bildirimle vazgeçerseniz ücret alınmaz.
• 7. gün ödeme yoksa hizmet askıya alınır: panel kapanır, gelen mesajlar alınmaz.
• Denemenin 15. gününde ödeme yoksa hizmet sonlandırılır ve veriler geri alınamaz biçimde silinir.

Öneri: Devam etmeye karar verdiyseniz ödemeyi 7. günden önce tamamlayın; denemede girdiğiniz müşteri kayıtlarını riske atmayın.

4. Kullanıcı ve hat sayısını doğru planlamak

Paketler kullanıcı ve WhatsApp hattı sayısına göre ayrılır: Starter 2 kullanıcı ve 1 hat, Standart 10 kullanıcı ve 3 hat. Ek kullanıcı ve ek hat ilk siparişte paketle birlikte seçilebilir ya da sonradan müşteri panelindeki hizmet sayfasından eklenir; sonradan eklenen kalem, dönemin kalan günü kadar ücretlendirilir.

• Kullanıcı: Panele kendi adıyla giren her personel. Ortak hesap kullanmak, denetim kaydını ve temsilci atamasını anlamsız hale getirir.
• Hat: Panele bağlı her WhatsApp numarası. Her yeni numaranın Meta'nın resmî altyapısına ayrıca bağlanması gerekir.

Starter'a eklediğiniz kullanıcı ve hatların toplamı Standart'ın fiyatına yaklaşıyorsa Standart'ı seçmek daha mantıklı olabilir; karşılaştırmayı ürün sayfasındaki güncel fiyatlarla yapın.

5. Müşteri listesini aktarmak

Başka bir yazılımdan otomatik veri geçiş aracı yoktur; müşteri listesi Excel veya CSV dosyasıyla aktarılır.

Öneri: Aktarımdan önce telefon numaralarını tek biçime getirin, tekrar eden kayıtları ayıklayın ve plaka gibi bilgileri ayrı sütunlara ayırın. Yenileme Radarı kullanacaksanız poliçe bitiş tarihlerinin doğru girilmesi, hatırlatmaların doğru zamanda gitmesinin ön koşuludur.

6. WhatsApp ve KVKK tarafını baştan kurmak

WhatsApp numarası, Meta'nın işletme doğrulamasına bağlı ayrı bir adımda bağlanır. Şirket adı, adres ve web sitesi bilgilerinin resmî kayıtlarla tutarlı olması doğrulamayı kolaylaştırır. Yenileme hatırlatmaları Meta onaylı şablonla gider; müşteri RET yazdığında hatırlatma almaz, ONAY yazdığında yeniden açılır.

KVKK kapsamında Veri İşleme Sözleşmesi imzalanır. Panelde başvuru, silme ve anonimleştirme ile denetim kaydı araçları bulunur; mesajlar ve belgeler şifreli saklanır. Şablon ve 24 saat kuralıyla ilgili sık hatalar için: WhatsApp Business API'de sık yapılan hatalar.

Özet

Sıkça sorulan sorular